一、职责与流程

（一）档案转接分类

研究生档案转接工作分党员档案转接、学籍档案转接两个类别。具体如下：

 1.党员档案转接流程：

 1.1前期准备：下载、打印《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（附件5，各培养单位填写）。

 1.2每年新生入学，且完成录检后，由研究生档案管理部门组织各二级培养单位到指定地点统一完成研究生党员档案转接，并组织各二级培养单位完成相关手续的办理。

 1.3由于特殊原因不能参与研究生党员档案统一的，二级学院需填写《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（纸质版两份、电子版一份），签字盖章后提交至研究生档案管理部门，办理相关手续。

 2.研究生学籍档案由研究生档案管理部门，转接流程：

 2.1前期准备：毕业生需认真查看《河北地质大学硕士研究生毕业生档案转接说明》，确认档案转接方式，一般分为：邮寄、自提、代取三种。

 2.2填报申请：毕业生下载并填写《河北地质大学硕士研究生毕业生档案转接申请表》。

（二）学籍档案转接需提交资料

 1.《河北地质大学硕士研究生毕业生档案转接申请表》；

 2.调档函：毕业生需提交用人单位或具有保存档案资质的单位出具的调档函，不予提供的需提前向研究生档案管理部门做出说明；

 3.毕业证、学位证、身份证三证的复印件；

 4.《河北地质大学硕士研究生毕业生档案邮寄信息统计表》（仅限“邮寄档案”填写）；

 5.《河北地质大学硕士研究生毕业生档案代取委托证明》（仅限“代取档案和用人单位提取档案”填写）。

 6. 档案转接通知单

（三）学籍档案转接流程

 1.选择邮寄档案，毕业生需将上述第（二）条中1-4项资料内容发送至指定邮箱，如果您的档案接收单位还需要转接通知单（调档函明确说明了或自行咨询单位是否需要），您需要自行填写，一并发至邮箱，档案转接通知单在相关下载附件6。

 办公邮箱：YjsDA@hgu.edu.cn

 邮件主题命名方式：邮寄档案+姓名+XX级。

 2.选择自提档案，毕业生需将上述第（二）条中1-3项资料内容提交至研究生档案管理部门。

 3.选择代取档案，代取人需将上述第（二）条中1、2、3、5项资料内容提交至研究生档案管理部门。

    （四）档案邮寄

     研究生档案管理部门将通过EMS专用通道寄出毕业生档案。

二、时间要求

     研究生档案管理部门全年接收档案转接申请，自提和代取须提前至少24小时联系，以确保毕业生档案能够及时、准确地转递至指定单位。

     假期线下办理时间，以网站通知为准。

三、线下业务办理时间及地点

（一）业务受理

1.时间（开学期间）：每周一至周五办公时间

     （放假期间）以具体放假通知为准

2.地点：教二楼406

（二）业务办理

1.时间：（开学期间）每周一、三下午

       （放假期间）以具体放假通知为准

    2.地点：教二楼406