一、职责与流程

（一）新生人事档案接收

1.全日制新生应在开学一个月内，通过EMS专用通道将档案邮寄至学校。

2.特殊情况允许学生自行携带档案到校，但必须确保档案完整无损，严禁私自拆封。

3.研究生学院派专人统一接收新生档案。

（二）新生党员档案接收

1.党员档案，由各二级培养单位研究生党支部统一收录并负责保管。

2.如出现学生党员档案与人事档案无法分开邮寄的，由研究生档案管理部门统一收录并转接（档案邮寄时需注明）。

（三）档案查验与录库

1.研究生学院组织各二级培养单位对档案进行查验，确保档案材料的真实性和完整性。

2.查验合格后，将档案信息录入研究生档案信息库。

（四）档案保管

1.人事档案，由研究生档案管理部门统一收录并保管。

2.党员档案，由各二级培养单位研究生党支部统一收录并负责保管。

3.各档案保管单位需确保档案分类清晰、管理有序。

（二）时间规定

河北地质大学研究生学院档案管理部门每年9月底前完成新生档案的收录工作。