一、联系方式

联系地址：河北省石家庄市藁城区河北大道601号，河北地质大学研究生学院（行政楼506、公教二号楼406）

办公电话：0311-87208457

办公邮箱：hguyjsda@163.com

联 系 人：肖老师

特别提示：

1.2025级新生档案邮寄地址为：河北省石家庄市裕华区槐安东路136号，河北地质大学旧址。

2.收件人：研究生学院，肖老师

二、主要工作职责及流程

研究生档案管理工作分人事档案、党员档案两个类别，其中，人事档案由研究生学院档案管理部门负责，党员档案由各二级培养单位负责。

（一）人事档案管理主要工作职责及流程

1.档案收录

包括新生档案接收、档案查验与录库、档案保管等。每年9月底前完成新生档案的收录工作。

2.材料归档

包括归档申请、归档材料审查、材料入档等。材料归档工作将于开学期间每月最后一周的周五统一受理。

3.档案查阅

包括查阅申请审核、材料收集、参与查阅过程等。研究生档案查阅工作全年受理，确保用人单位和相关部门能够及时获取所需信息。

4.毕业组档

包括毕业资格确定、毕业组档资料收集及审核、统一组档、档案审核等。毕业组档工作预计于每年12月和5月下旬进行，每年1月和6月初完成档案审核与封存。

5.档案转接

包括前期准备、填报申请、提交资料、档案转接、档案邮寄等。研究生学院档案管理部门全年接收档案转接申请，以确保毕业生档案能够及时、准确地转递至指定单位。

（二）档案接收注意事项

（1）人事档案，由研究生档案管理部门统一收录并保管。

（2）党员档案，由各二级培养单位研究生党支部统一收录并负责保管。

（3）如出现学生党员档案与人事档案无法分开邮寄的，由研究生档案管理部门统一收录并转接（档案邮寄时需注明）。

（三）党员档案转接流程

1.前期准备：下载、打印《河北地质大学硕士研究生党员档案转接明细表》（研究生学院填写）、《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（各培养单位填写）

2.每年新生入学，且完成录检后，由研究生学院组织各二级培养单位到指定地点统一完成研究生党员档案转接，并组织各二级培养单位完成相关手续的办理。

3.由于特殊原因不能参与研究生党员档案统一的，二级学院需填写《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（纸质版两份、电子版一份），签字盖章后提交至研究生学院档案管理部门，办理相关手续。